آلات الي تسهل اجراءات البريد

آلات المنشآت والمنظمات

(مسألة): في الآلات للمنشآت والمنظمات، سواء كانت كبيرة أو صغيرة، فهي تستخدم في المكاتب (حكومية أو أهلية ثقافية أو صناعية أو غيرها) أنواع متعددة من الآلات، كالآلات الكاتبة والحاسبة والمُرسلة وغيرها، وقد تعددت أنواع الآلات الحديثة، مما يحتاج إليها كل مكتب ومنشأة على اختلاف الاحتياج كثيراً أو قليلاً، وتهدف الإدارات العصرية من شراء الآلات التابعة للمنشآت إلى تحقيق أغراض متعددة للمنظمة، فإدخال الآلات والأجهزة الحديثة إلى المكاتب لها فوائد كثيرة مثل:

أولاً: زيادة في سرعة الأعمال، فإن القيام بالأعمال بواسطة الآلات يؤدي إلى السرعة في إنجازها، ومن الواضح أن الأعمال تكون سريعة بآلاتها اليدوية فكيف بها إذا كانت كهربائية كما هو المتعارف الآن.

وثانياً: إنها لا تتعب الإنسان كما يتعب إذا عمل بيده، وحتى الآلات اليدوية أقل إتعاباً من اليد وحدها، وتظهر فائدة السرعة وعدم التعب ما يلزم القيام ببعض الأعمال في أوقات محددة وقصيرة، مثل تحضير رواتب الموظفين في المنظمة في وقت قصير، وقبل بداية العطلة الرسمية وما شابه ذلك.

ثالثاً: إشعار الموظف بالرضا، حيث إنّه يشعر بالدخول في الحضارة الحديثة أكثر فأكثر.

رابعاً: تخفيض في التكاليف، حيث تساهم الآلات بتخفيض نفقات القيام بالأعمال المرتبطة بالمنشأة، وذلك بتخفيضها من عدد الموظفين وفي توفيرها الغرف والمكاتب التي تخصص للموظفين، فإن الآلة تستطيع أن تقوم بالأعمال العديدة ولولاها لاحتاجت المنشأة إلى موظفين أكثر، فهي تحل محلهم في القيام بالأعمال، ولذا تتحقق وفرة في عدد الموظفين عند إدخال الآلات إلى المنشآت مما يُستغنى عن جملة منهم، ويمكن الاستفادة من هذه الوفرة في الأيدي العاملة في مجالات أُخرى من مجالات الحياة، التي تعددت واحتاجت إلى كثرة من الموظفين، ولهذا السبب فإن الموظفين في كثير من الأحيان ينظرون إلى الآلات نظرة خوف وريبة، وذلك خشية أن تحل هذه الآلات محلهم في المستقبل فيفقدون وظائفهم ويضطرون للبحث عن وظائف جديدة في مجالات عمل أُخرى، وكذلك يخافون من تقليل الأُجور لقانون العرض والطلب.

خامساً: الدعاية والمفاخرة، فإن بعض المنشآت تقوم بشراء الآلات الجديدة والغالية الثمن أحياناً بهدف الدعاية لنفسها والمفاخرة أمام المنظمات الأُخرى، ولأجل ظهور المنظمة أمام الجمهور بأنها منظمة متقدمة ومتمشية مع متطلبات العصر، وذلك بدون الأخذ بعين الاعتبار مدى حاجة المنظمة إلى تلك الآلات أو توفّر كمية العمل اللازمة لتشغيلها باستمرار أو غير ذلك، وإنما الهدف الدعاية، ومن الواضح أن للدعاية أثرها الفعال في ترويج البضاعة أو ما أشبه.

سادساً: زيادة الدقة في العمل، فإن الدقة من أهم ميزات الآلات الحديثة، فالإنسان يخطئ أحياناً أثناء قيامه بعمله لكن الآلة لا تخطئ، وإذا أخطأت، فإن الخطأ يكون ناتجاً في أصله من الإنسان الذي يشغل الآلة أو يعد البرنامج لها، نعم تخطئ الآلة إذا عطبت، وذلك مبحث آخر، ودقة الآلة في القيام بالأعمال يؤدي إلى تقديم خدمات أفضل إلى جمهور المستفيدين.

سابعاً: زيادة في الأمن والسلامة في المنظمة، فإن وجود الآلات يقلل من فرص السرقات والاحتيال واللف والدوران في المنظمات، كما يقلل من فرص الحرائق فيها.